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Buzones Nominales

 

Finalidad de los Buzones Nominales

La finalidad de los buzones de correo nominales es el desarrollo de la actividad que vincula a la persona con la Universidad. Pueden disponer de buzones nominales los siguientes colectivos:

  • Los empleados de la Universidad.
  • Los alumnos y egresados de la Universidad

 

Formato de las Direcciones

Las direcciones nominales deben seguir el patrón para el personal de la UCLM "nombre_de_cuenta"@uclm.es. En el caso de los alumnos el patrón será "nombre_de_buzón"@alu.uclm.es

Para construir el nombre del buzón se aplican los siguientes pasos:

  • 1. Se sustituyen los caracteres acentuados por los mismos caracteres sin acentuar.
  • 2. Se elimina cualquier carácter que no sea una letra del abecedario.
  • 3. Se sustituye la letra “ñ” por la letra “n”.
  • 4. Se aplican los siguientes patrones, seleccionando aquel que no supere los 20 caracteres de longitud, no esté en uso y sea acorde con las preferencias del usuario:
    • 1. "primer_nombre""segundo_nombre"."primer_apellido"
    • 2. "primer_nombre"."primer_apellido"
    • 3. "primer_nombre""inicial_segundo_nombre"."primer_apellido"
    • 4. "segundo_nombre"."primer_apellido"
    • 5. "inicial_primer_nombre""segundo_nombre"."primer_apellido"
  • 5. Sólo en caso de imposibilidad de aplicación de cualquiera de las estrategias anteriores se procederá a una asignación manual del nombre la cuenta, manteniendo la filosofía de que exista una relación estrecha entre el nombre del usuario y su nombre de cuenta.

 

Procedimiento de Gestión de los Buzones Nominales

 

Procedimiento de Alta

El buzón de correo nominal es creado conjuntamente con la cuenta de usuario que da acceso a todos los servicios de tecnologías de la información institucionales.

En el caso de los alumnos dicha cuenta será activada en el momento de formalizar su matrícula con la universidad.

Para el personal de la UCLM, el alta de la cuenta se realizará en ciertos colectivos según lo indicado en la normativa de gestión de credenciales presente en la intranet.

 

Procedimiento de Baja

En el caso de los alumnos la cuenta de correo asignada no será dada de baja una vez finalizados sus estudios siempre que las condiciones técnicas del servicio lo permitan.

Para el resto de personal la baja del servicio se produce en el mismo momento que la baja de la cuenta de usuario con derecho a acceso al servicio en la universidad o bien por un cambio del tipo de cuenta a un colectivo sin acceso a los servicios ON según lo indicado en la normativa de gestión de credenciales.

La baja del buzón supone la pérdida de todos los mensajes contenidos en el mismo.

 

Tratamiento de los Periodos de Excedencia

Durante los periodos de excedencia se deshabilita tanto la cuenta de usuario como el buzón personal asociado. Esta acción implica la incapacidad para utilizar la dirección de correo electrónico pero no la pérdida de los mensajes almacenados en el buzón.

Las excepciones a este tratamiento deben ser tramitadas a través del órgano de gobierno con competencias TIC.

 

Procedimiento de Cambio de Dirección de Correo Electrónico

Las personas que deseen cambiar la dirección de correo asociada a su buzón deberán enviar un escrito dirigido a la dirección del Área de Tecnología y Comunicaciones justificando la necesidad del cambio y proponiendo una o varias direcciones de correo alternativas. En caso de que se valore favorablemente la solicitud y de que exista disponibilidad de alguna de las direcciones solicitadas, se procederá al cambio.

Durante un periodo de 6 meses el solicitante dispondrá simultáneamente tanto de la antigua dirección como de la nueva dirección. Es responsabilidad del usuario realizar todas las notificaciones necesarias (a sus contactos, a las suscripciones a listas, etc.) para dejar de recibir mensajes en la antigua dirección de correo. Transcurridos los 6 meses, la dirección de correo antigua será desvinculada del buzón del usuario y puesta a disposición para nuevas altas de usuario.

 

Gestión de Mensajes con Virus

Los mensajes clasificados como virus por los servidores de la UCLM son entregados al destinatario sustituyendo el virus por un texto adjunto en el que se notifica dicha sustitución o introduciendo el asunto “[UCLM: VIRUS ELIMINADO]”. Adicionalmente se entrega una notificación sobre el virus detectado a un administrador del Área de Informática y Comunicaciones.

Además de los identificados como virus conocidos, se tratan como virus aquellos mensajes que contienen adjuntos potencialmente peligrosos. Está categoría está conformada por los ficheros con las siguientes extensiones:

.ADE, .ADP, .ASX, .BAS, .BAT, .BIN, .CHM, .CMD, .COM, .CPL, .CRT, .DLL, .EML, .EXE, .HIV, .HLP, .HTA, .INF, .INS, .ISP, .JS, .JSE, .JTD, .MSC, .MSI, .MSP, .MST, .OCX, .OFT, . OVL, .PCD, .PIF, .PL, .PLX, .SCR, .SCT, .SH, .SHB, .SHS, .SYS, .VB, .VBE, .VBS, .VSS, .VST, .VXD, .WSC, .WSF, .WSH

Está lista es revisada y actualizada de forma regular para evitar nuevas amenazas.

Existen ocasiones en las que el antivirus es incapaz de inspeccionar los adjuntos en busca de virus. En estos casos, para prevenir al usuario de esta circunstancia, se introducirá en el asunto del mensaje el texto “[UCLM: NO INSPECCIONABLE ANTIVIRUS]”.

 

Gestión de Correo no Deseado

Los mensajes clasificados como correo basura por los servidores de la UCLM son entregados en una carpeta especial denominada “Correo electrónico no deseado”, que coincide con el nombre que da Outlook a su carpeta de spam. De esta forma el usuario no se ve interrumpido por la llegada de este tipo de mensajes pero dispone de la oportunidad de revisarlos periódicamente para evitar la pérdida de información relevante en caso de falsos positivos.

Los mensajes que permanezcan más de 30 días en la carpeta “Correo electrónico no deseado” son eliminados de forma automática por el sistema. Se considera que este plazo es más que suficiente para la revisión de mensajes después de los periodos de vacaciones.

Puntualmente pueden aparecer mensajes con el asunto “[UCLM: POSIBLE SPAM]” fuera de la carpeta “Correo electrónico no deseado”. Se trata de mensajes clasificados como spam en un filtro previo al del sistema colaborativo. Se recomienda crear una regla para mover automáticamente estos mensajes a la carpeta “Correo electrónico no deseado” y dar así un tratamiento homogéneo al correo electrónico no deseado.

 

Límites

Con objeto de garantizar la calidad del sistema colaborativo, se establecen los siguientes límites:

  • 1. Tamaño máximo de un mensaje en tránsito: 25 MB. Este límite aplica a los mensajes entrantes, salientes o intercambiados entre usuarios de la UCLM. Tratamiento:
    • Cuando un envío supere el límite de tamaño para mensajes en tránsito, el emisor recibe una notificación indicando que su mensaje ha sido descartado por superar el tamaño máximo para mensajes en tránsito.
  • 2. Tamaño máximo de un fichero adjunto: 25MB.
  • 3. Espacio máximo de almacenamiento por buzón: 50GB. Tratamiento:
    • Cuando el nivel de ocupación del buzón supera los 49GB el usuario recibe una notificación diaria advirtiéndole de esta circunstancia e indicando las acciones correctivas recomendadas.
    • Cuando el nivel de ocupación del buzón supera los 49,5GB el sistema impide el envío de mensajes desde ese buzón con objeto de forzar una acción correctiva antes de que se alcance la cuota máxima.
    • Cuando el nivel de ocupación del buzón alcanza los 50GB el sistema impide la recepción de mensajes, notificando al emisor del mensaje que el buzón del destinatario del mensaje ha alcanzado su cuota máxima.
  • 4. Número máximo de destinatarios por mensaje: 500. Este límite aplica a los mensajes entrantes, salientes o intercambiados entre usuarios de la UCLM. Tratamiento:
    • Cuando un envío supera el número máximo de destinatarios, el emisor del mensaje recibe una notificación indicando que su mensaje ha sido descartado por superar el número máximo de destinatarios.
  • 5. Número máximo de destinatarios en un día: 10.000. Este límite aplica a todos los mensajes enviados. Tratamiento:
    • Cuando se ha superado el límite de destinatarios, el emisor no podrá enviar más mensajes en 24 horas.
  • 6. Caducidad de los mensajes eliminados: 30 días. Los mensajes que permanecen más días en la carpeta de “Elementos eliminados” son borrados de forma automática por el sistema. Se considera que este plazo es más que suficiente para recuperar un mensaje que haya sido eliminado de forma accidental.

 

Copia de Seguridad de los Buzones

El servicio no permite recuperar mensajes o carpetas individuales en caso de borrado accidental. Para estos fines se recomienda que el usuario realice sus propias copias de seguridad.

 

Guías y Preguntas Frecuentes

Guías y Preguntas frecuentes

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